מתי לשלוח הודעות לאורחים — לוח זמנים שעובד
לוח הזמנים של ההודעות לאורחים זה לא רק "מתי לשלוח" — זה בעצם תורת הפסיכולוגיה של הזיכרון האנושי. הראש שלנו מתעדף לפי מה שהיה אחרון, לא לפי מה שהיה חשוב. אז המטרה שלכם היא להיכנס לראש שלהם בדיוק במועדים שזה יישאר עד יום האירוע. הנה הלוח שעובד.
הודעה #1: ההזמנה הראשונית
מתי: 6-7 שבועות לפני האירוע
שעה: יום ראשון או שלישי, בין 18:00-20:00
למה: ראשי השבוע נכנסים לתכנון של השבוע; בערב אנשים יותר פנויים לקרוא הודעות אישיות.
הודעה #2: תזכורת ראשונה (למי שלא ענה)
מתי: שבועיים אחרי ההזמנה הראשונה — או 4 שבועות לפני האירוע, הראשון מבין השניים
שעה: יום שני בין 10:00-12:00
למה: בוקר של תחילת שבוע — אנשים בעבודה, נחים מהסופ"ש, יחסית פנויים לטפל ב"דברים שדחיתי".
חשוב מאוד: שלחו רק למי שלא ענה. אל תשלחו תזכורת לכל מי שכבר אישר — זה מבלבל, וגורר תגובות של "אישרתי כבר, לא?".
הודעה #3: תזכורת אחרונה
מתי: 4-5 ימים לפני האירוע
שעה: יום שלישי או רביעי בשעות הצהריים
למה: זה הזמן שבו אנשים מתחילים לתכנן את סוף השבוע. אם הם לא רושמים את האירוע ביומן עכשיו — הם לא יזכרו.
הטון כאן צריך להיות חברי וקצר: "היי, התחתונה של דנה ומשה ביום חמישי הקרוב. עוד לא קיבלנו אישור — אנחנו ממש מקווים שתבואו, אנא ענו תוך 24 שעות"
הודעה #4: יום האירוע — פרטים פרקטיים
מתי: בוקר יום האירוע, בשעה 09:00-10:00
למי: לכל מי שאישר
מה שולחים: תזכורת קצרה עם הפרטים החשובים:
- הכתובת המלאה + לינק לוויז
- שעת התחלה (קבלת פנים)
- חניה
- אם יש קוד לבוש או מתנה רעיונית
אל תשלחו את ההודעה הזו לפני 09:00 — אנשים עוד ישנים. אל תשלחו אחרי 12:00 — היא תיבלע בשטף ההודעות.
הודעה #5 (אופציונלית): תודה אחרי האירוע
מתי: 2-3 ימים אחרי האירוע
למי: לכל מי שהגיע
מה: תודה אישית, רעיונית. אופציה לשלוח תמונה משותפת אם יש.
זה נדמה מיותר — בעצם זה מה שגורם לאורחים להרגיש שהיו חלק ממשהו אישי. ו-זה גם המקום לבקש משוב או תמונות אם יש להם.
הלוח המהיר — מודבק על המקרר
- 📅 6 שבועות לפני — הזמנה ראשונה (יום א'/ג', 18:00-20:00)
- 📅 4 שבועות לפני — תזכורת 1 לחסרי תשובה (יום ב', בוקר)
- 📅 5 ימים לפני — תזכורת אחרונה (יום ג'/ד', צהריים)
- 📅 יום האירוע — פרטים פרקטיים (בוקר, 09:00-10:00)
- 📅 3 ימים אחרי — תודה (לפי הרגע)
טיפ אחרון — אל תעשו את זה ידנית
אם תנסו לעקוב את 5 ההודעות הללו ידנית, על 200 אורחים, ולתזכר רק את מי שעוד לא ענה — תקרסו. תזמון אוטומטי עם מערכת RSVP כמו YesDay עושה את כל זה ברקע, ושומר לכם את הראש לדברים החשובים: לבחור את הזר, להתאמן ברומבה, לישון.